Apporter une assistance à Mme le Maire et au Directeur général des services : 

• Gestion des agendas de Mme le Maire et du DGS (organisation et planification des réunions)
• Assurer l’accueil téléphonique du cabinet, 
• Enregistrement et suivi du courrier entrants et sortants,
• Relais des demandes des administrés/associations et rédaction des réponses aux questions des administrés, sollicitant directement Mme le Maire 
• Rédaction de notes d’information, 
• Gestion du tri des dossiers et de l’archivage 

Préparation et suivi des instances municipales, dont les réunions de conseils municipaux, les bureaux et les commissions

• Rédaction des ordres du jour, des convocations, constitution des dossiers de séances et envoi aux élus,
• Participer à l’organisation, la préparation logistique et au suivi des instances,
• Assurer la rédaction des délibérations et le suivi administratif des actes, 
• Gestion et suivi des relations avec les élus municipaux, 
• Gestion et suivi des relations avec Toulouse métropole

Coordination des évènements locaux (exemple : marché de Noël, fête local, marché de plein vent…) : 

• Gestion des formalités administratives/juridiques avec les prestataires et suivi logistique (lien avec les services techniques, le service communication). 
• Suivi et relation avec le comité d’organisation des évènements constitués d’élus, 

Rédaction des documents de marchés publics 

• Rédaction des dossiers de consultation des entreprises (DCE) et de tous les documents en lien avec les marchés publics (restauration, accueil/loisirs, espaces verts…)
• Gestion de la procédure de passation (publication des offres, réponses aux questions, participer à l’analyse des offres, préparer les notifications du marchés) 

Compétences théoriques :

• Connaissance de l’environnement et de l’organisation des collectivités territoriales (instances, procédures)
• Maîtriser les techniques de secrétariat
• Maîtrise des outils bureautiques, informatiques / collaboratifs
• Maîtrise des règles d’orthographe,  de syntaxe et de grammaire
• Maîtrise du Code de la commande publique 
• Maîtrise des règles de rédaction administrative et juridique 
• Connaissance des procédures (MAPA, AO, dialogue compétitif…) 
• Capacité d’analyse des offres et méthodes de nota

Savoir-faire :

• Faire preuve de capacité de synthèse
• Savoir communiquer à l’oral
• Savoir hiérarchiser l’urgence des demandes,
• Savoir prioriser les dossiers
• Savoir prendre des initiatives et être force de proposition
• Polyvalence
• Travail en autonomie
• Rigueur dans la tenue des dossiers

Savoir être :

• Discrétion
• Gestion du stress
• Rigueur et sens de l’organisation
• Disponibilité et réactivité

Description des moyens

• 1 ordinateur portable, 
• 1 Téléphone portable professionnel
• Téléphone fixe

Relations fonctionnelles

• En interne : élus, responsables de pôles, agents
• En externe : partenaires institutionnels, administrés, entreprises

Responsable hiérarchique
Directeur général des services

Renseignements liés au poste :

• Cadre(s) d’emplois envisagé(s) : Rédacteur ou Attaché territorial (ouvert aux contractuels sur dérogation)

• Rémunération : Statutaire + RI

• Cycle horaire : 37 heures 30 hebdomadaires

• Proposition de deux contrats groupes en santé et prévoyance avec une participation employeur respectivement de 15€/mois et 7€/mois,
• Droit à des jours de RTT,
• Possibilité d’un jour de télétravail si éligible,
• Possibilité d’octroi du « forfait mobilités durables » pour les agents qui se rendent sur leur lieu de travail à vélo, covoiturage…
• Tarifs négociés auprès de 3 salles de sports environnantes,  
• Actions diverses visant à améliorer le bien-être au travail des agents (un moment convivial organisé chaque année pour les agents de la commune, une journée « bien-être », des ateliers d’information et de sensibilisation thématiques, une convention avec un ITO pour bénéficier de réduction tarifaire pour des consultations d’ostéopathie…)